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Technologies Vesper Inc. (« Vesper », « nous », « notre », « nos ») développe un logiciel d’entrevue assistée par IA que les employeurs utilisent pour présélectionner et engager les candidats à un poste. La protection de la confidentialité et de la sécurité des renseignements personnels est fondamentale dans la façon dont nous concevons, commercialisons et exploitons nos services.
La présente Politique de confidentialité décrit les renseignements que nous recueillons, comment et pourquoi nous les utilisons, les circonstances dans lesquelles nous les communiquons ainsi que les choix et droits qui vous sont offerts. Elle fait partie intégrante du cadre global de confidentialité et de sécurité de Vesper, accompagné des documents disponibles dans notre Centre de confiance, lesquels comprennent nos Conditions d’utilisation, notre Addenda sur le traitement des données et notre Consentement à l’entrevue IA.
En visitant nos sites Web publics ou en participant à une entrevue sur notre plateforme, vous reconnaissez les pratiques décrites aux présentes.
Vesper exploite deux environnements en ligne :
Vesper agit également à titre de responsable du traitement indépendant pour un ensemble limité de finalités : la sécurité et l’intégrité du service, des analyses désidentifiées limitées visant à mesurer l’exactitude et l’équité, ainsi que la conformité légale.
« Renseignements personnels » désigne toute information concernant une personne identifiable. Les données qui ont été irréversiblement agrégées ou anonymisées de manière à ce qu’aucun individu ne puisse être identifié ne sont pas considérées comme des renseignements personnels.
Lorsque vous passez une entrevue sur la Plateforme, nous enregistrons l’audio et la vidéo de vos réponses, générons une transcription textuelle et consignons des détails techniques de base (p. ex., adresse IP, navigateur et horodatages).
Nous détenons également les données de candidature fournies par vous ou par la Société recruteuse : nom, adresse courriel, curriculum vitæ (CV), identifiant de la demande d’emploi et renseignements de planification.
Notre moteur de notation produit des résultats d’évaluation : scores globaux et par critère, classements et résumés de référence. Si la Société recruteuse pose des questions démographiques facultatives (par exemple pour surveiller les programmes d’égalité des chances), nous traitons également ces réponses.
Nous ne recueillons pas intentionnellement de renseignements sensibles ou appartenant à des catégories particulières (p. ex., données de santé, adhésion syndicale, croyances religieuses). Les candidats doivent éviter d’inclure ces renseignements dans leurs réponses ; s’ils sont fournis, nous les traiterons ou supprimerons conformément à la loi applicable.
Nous n’utilisons pas de technologies de reconnaissance faciale, de géométrie faciale ni de détection des émotions ; notre IA analyse uniquement vos réponses orales. Ainsi, la Loi de l’Illinois sur les entrevues vidéo avec IA ne s’applique pas à notre traitement.
Nous utilisons un service d’analyse pour comprendre comment les visiteurs utilisent notre site ainsi qu’un outil de relecture de session qui masque les champs de formulaire afin d’améliorer l’expérience utilisateur. Les témoins publicitaires ou de remarketing ne s’exécutent sur le Site Web qu’après votre consentement via notre bannière de témoins ; aucune technologie publicitaire n’est utilisée sur la Plateforme d’entrevue.
La liste complète et à jour des fournisseurs d’analytique et de publicité est toujours disponible dans notre Centre de confiance.
Nous traitons les enregistrements d’entrevue, les transcriptions et les scores sur la base légale que ce traitement est une étape raisonnable et attendue lorsque vous postulez à un emploi et, en vertu du RGPD de l’UE/Royaume-Uni, parce qu’il est nécessaire à l’exécution ou à la conclusion d’un contrat avec vous (article 6(1)(b)).
Les activités indépendantes de Vesper — sécurité du service, prévention de la fraude, vérifications statistiques désidentifiées visant l’équité et l’accessibilité, tenue de registres légaux — sont fondées sur nos intérêts légitimes (article 6(1)(f)).
Les courriels marketing ou notifications SMS sont envoyés uniquement avec votre consentement exprès, conformément à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) et à l’article 6(1)(a) du RGPD.
Nous n’utilisons jamais le contenu des entrevues à des fins de publicité ciblée et nous ne vendons ni ne louons les renseignements personnels.
Les témoins essentiels permettent de sécuriser les sessions et de mémoriser vos choix. Les témoins non essentiels (analytique et publicité) ne sont chargés qu’après que vous avez cliqué sur « Accepter » dans notre bannière de témoins.
Les visiteurs de l’EEE, du Royaume-Uni et du Québec peuvent refuser ou retirer leur consentement en tout temps via le lien de paramètres de la bannière. Le blocage des témoins analytiques n’affecte pas votre capacité à passer une entrevue.
Certaines Sociétés recruteuses demandent à Vesper d’envoyer des invitations ou rappels d’entrevue par SMS. Ces messages sont envoyés uniquement aux candidats ayant donné leur consentement au moment de la candidature, portent uniquement sur des informations logistiques et peuvent être arrêtés en tout temps en répondant STOP (des frais standards de l’opérateur peuvent s’appliquer).
Les enregistrements, transcriptions et scores d’entrevue sont partagés uniquement avec la Société recruteuse et ses utilisateurs autorisés.
Nous faisons également appel à un nombre limité de fournisseurs d’infrastructure infonuagique, de stockage, de communications et d’analytique pour exploiter le service. Chaque fournisseur est lié par une entente écrite de traitement des données et ne peut utiliser les renseignements que pour nous fournir ses services.
La liste à jour des sous-traitants est toujours disponible dans notre Centre de confiance. Nous ne divulguons des renseignements personnels aux autorités publiques que lorsque la loi nous y oblige.
Vesper respecte toutes les lois sur la vie privée et la lutte contre le pourriel qui nous sont applicables, notamment la LPRPDE, les lois provinciales canadiennes d’effet équivalent, la Loi 25 du Québec, les lois étatiques américaines sur la vie privée applicables aux données liées à l’emploi et — lorsque nous traitons des données européennes — le RGPD de l’UE et le RGPD du Royaume-Uni.
Le contenu des entrevues est généralement stocké sur des serveurs situés en Amérique du Nord (Canada et États-Unis) et protégé par des mesures de sécurité et de confidentialité conformes aux normes de l’industrie.
Comme de nombreuses Sociétés recruteuses exercent à l’international, les renseignements personnels peuvent être consultés ou transférés vers d’autres régions dans le cadre de leurs processus de recrutement.
Chaque fois que des renseignements personnels quittent l’Amérique du Nord, Vesper s’appuie sur un mécanisme de transfert reconnu (p. ex., Clauses contractuelles types de l’UE, Addenda britannique IDTA) ou un autre régime d’adéquation, et applique des protections techniques et organisationnelles au moins équivalentes à celles décrites dans la présente Politique.
Notre Centre de confiance explique les garanties spécifiques, énumère tout représentant UE/Royaume-Uni désigné conformément à l’article 27 et rend les Évaluations d’impact sur le transfert disponibles sur demande.
Les Sociétés recruteuses qui choisissent de stocker ou d’exporter les données de candidats vers d’autres emplacements le font à titre de responsables indépendants et sont responsables de respecter les règles de transfert qui leur sont applicables.
Vesper conserve les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins énoncées dans la présente Politique ou selon les instructions de la Société recruteuse, à moins qu’une période plus longue ne soit requise par la loi ou justifiée par un besoin commercial légitime.
Les enregistrements d’entrevue, les transcriptions et les scores produits par l’IA sont conservés tant que le compte de la Société recruteuse demeure actif et sont supprimés ou rendus définitivement anonymes lorsqu’ils ne sont plus requis ou sur demande de la Société recruteuse.
Les renseignements de type « prospect » recueillis sur le Site Web sont conservés pendant la durée de notre relation avec vous, puis supprimés ou anonymisés lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.
Les données rendues irréversiblement anonymes peuvent être conservées à des fins statistiques, de sécurité ou de conformité. Les copies de sauvegarde sont conservées uniquement pour la reprise après sinistre et ne sont utilisées à aucune autre fin.
Vesper protège les renseignements personnels à l’aide de mesures administratives, techniques et physiques conformes aux normes de sécurité reconnues dans l’industrie.
Notre programme de sécurité, comprenant le chiffrement, le contrôle des accès, la surveillance et les tests réguliers, est examiné et amélioré de façon continue.
En cas d’incident de sécurité ou de confidentialité, nous informerons rapidement les clients concernés et ce, dans les délais prescrits par la loi applicable.
Les lois sur la protection de la vie privée qui s’appliquent à vous dépendent de votre lieu de résidence. Quelles que soient ces lois, nous respecterons toute demande valide et y répondrons le plus rapidement possible.
Pour exercer l’un de ces droits, veuillez d’abord communiquer avec la Société recruteuse, qui est le responsable du traitement pour les données d’entrevue. Si vous ne pouvez pas joindre la Société recruteuse ou si votre demande concerne les données recueillies sur nos sites Web publics, vous pouvez écrire à privacy@askvesper.com.
Nous accuserons réception de votre demande rapidement et la traiterons dans les délais prévus par la loi sur la protection de la vie privée applicable à votre situation. Notre objectif est de répondre aux demandes vérifiées dans un délai d’un mois (30 jours) ou dans toute période plus courte imposée par la loi locale.
Nos sites Web et services sont destinés uniquement aux personnes âgées d’au moins 18 ans (ou l’âge de la majorité dans leur juridiction). Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de personnes ne répondant pas à ce critère d’âge.
Vesper n’est pas une agence de renseignements sur la consommation au sens de la Fair Credit Reporting Act des États-Unis et ne fournit pas de « rapports de consommation » à plusieurs employeurs.
Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Dans ce cas, la date de « dernière mise à jour » sera modifiée et, si les changements sont importants, nous fournirons un avis plus visible.
L’utilisation continue de nos sites Web ou services après l’entrée en vigueur d’une mise à jour constitue votre acceptation de la Politique révisée.
Pour toute question, préoccupation ou demande concernant la présente Politique de confidentialité et la façon dont Vesper traite les renseignements personnels, veuillez nous écrire à :
Vesper Technologies Inc.
À l’attention du Responsable de la protection des renseignements personnels
1275, av. des Canadiens-de-Montréal
Montréal (Québec) H3B 0G4
Canada
privacy@askvesper.com
Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez, au Canada, communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, au Québec, avec la Commission d’accès à l’information (https://www.cai.gouv.qc.ca).
Les personnes résidant dans d’autres juridictions peuvent adresser leurs préoccupations à leur autorité locale de protection des données.
La présente Politique, conjointement avec les Conditions d’utilisation pour les candidats et les documents figurant dans notre Centre de confiance, constitue le cadre complet de confidentialité et de sécurité régissant les services de Vesper.
